0218 123 004 

Dosen Pengampu : Iis Rostiawati S.E., M.M

 

PROJECT SCHEDULE

Project Schedule atau jadwal proyek  dibuat  oleh manajer proyek untuk  mengatur  manusia  didalam  proyek  dan  menunjukkan kepada organisasi bagaimana pekerjaan (proyek) akan dilaksanakan.  Ini adalah alat untuk memantau (bagi project  manager) apakah proyek dan tim masih terkendali atau tidak.

Project schedule berbentuk kalender yang dihubungkan dengan pekerjaan yang harus dikerjakan dan daftar resource yang dibutuhkan.

Sebelum jadwal dibuat, Work breakdown structure  (WBS) (metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis) harus terlebih dahulu ada, jika tidak maka jadwal tersebut akan terkesan mengada-ada.

Software Project Schedule Gratis

• Workbench
• dotProject
• netOffice

Hal yang Perlu diperhatikan Ketika Membuat Project Schedule

• Alokasi resource pada tiap pekerjaan
• Identifikasikan setiap ketergantungan
• Membuat Jadwal

Kegunaan Penjadwalan Proyek

• Menunjukkan hubungan utama diantara kegiatan-kegiatan & Menunjukkan hubungan antar tiap aktivitas dalam proyek
• Mendorong penentuan waktu yang diperlukan dan perkiraan biaya untuk setiap kegiatan
• Membantu meningkatkan penggunaan sumber daya manusia, uang, dan material dengan mengidentifikasi hambatan kritis dalam proyek.

Manfaat Adanya Konflik

• Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik
• Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah
• Memunculkan   masalah   lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut
• Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya
• Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang
• Memberikan    kesempatan   kepada    seseorang    untuk menguji kapasitas kemampuannya

MENGATASI KONFLIK PENJADWALAN

Penyebab Munculnya Konflik

• Adanya Perbedaan Opini, Tujuan Dan Nilai Yang Dianut
• Seringnya pergantian personil yang sebelumnya mungkin tidak saling kenal, sehingga orang harus bekerjasama dengan orang-orang baru.
• Saling mementingkan bagiannya agar pekerjaan di bagiannya akan berhasil. Lebih cepat atau baik

Tiga Macam Konflik

• Konflik antara user dan kontraktor
• Konflik dalam organisasi proyek
• Konflik selama siklus hidup proyek

Pemecahan Konflik

• Menarik kembali kesepakatan (withdrawing)
• Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan (menganggap tidak ada konflik)
• Menggunakan kekuasaan (forcing)
• Kompromi
• Konfrontasi

Metode Menyelesaikan Konflik

• Teknik Memperjelas Peran

Agar setiap orang mengetahui posisi dan tanggungjawabnya masingmasing, dapat mengerti posisi dan tanggungjawab orang lain serta apa yang diharapkan orang lain darinya.

• Memperjelas Peran Setiap Orang

Hal ini tidak berbeda jauh dengan apa yang dilakukan untuk memperjelas peran tim.

• Memperjelas Peranperan Untuk Tim

Mempertemukan orang dalam tim kemudian diberi pertanyaan untuk dijawab.

• Resolusi Konflik Dalam Kelompok

Tujuannya untuk menemukan solusi dari konflik yang terjadi, bukan untuk saling mencari kesalahan

HUBUNGAN ANTAR AKTIVITAS

“Aktivitas merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek.”

Tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun

Activity Relationship Chart  (ARC) adalah digram yang digunakan untuk mendapatkan hubungan dari aktivitasaktivitas tertentu, sehingga dapat ditentukan aktivitas yang harus berdekatan dan aktivitas yang harus berjauhan dalam suatu perancangan tata letak fasilitas.

Teknik ini dikemukakan oleh Richard Muthe yang mengatakan bahwa “Hubungan antar aktivitas ditunjukan dengan tingkat kepentingan hubungan antar aktivitas, “. Hubungan ini digambarkan dengan lambang warna dan huruf. Lambang tersebut adalah sebagai berikut

No	Tingkat Kepentingan	Kode	Warna
1	Mutlak Penting	A	Merah
2	Penting Tertentu	E	Kuning
3	Penting	I	Hijau
4	Biasa	O	Biru
5	Tidak Penting	U	Putih
6	Tidak Diinginkan	X	Coklat

 

Untuk mempermudah penjelasan pada materi Activity relationship chart, berikut terdapat contoh ARC pada suatu pabrik. Lokasi atau kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada pabrik tersebut adalah:

• Gudang Bahan Baku,
• Gudang Produk Jadi,
• Departemen Pemotongan,
• Departemen Perakitan,
• Kantor,
• Kantin,
• Pembangkit Listrik
• Penampungan Limbah.

Maka ARC nya yaitu:

Kode	Alasan
1	Urutan aliran bahan
2	Membutuhkan area yang sama
3	Intensitas hubungan dokumen
4	Debu dan bising
5	Bau dan kotor

GANTT CHART

Gantt Chart merupakan diagram perencanaan yang digunakan untuk penjadwalansumber daya dan alokasi waktu (Heizer, Jay dan Render, Barry, 2006).

Gantt Chart : suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan waktu pengerjaan tugas-tugas tersebut dalam format pewaktuan tertentu seperti jam, hari, tanggal, minggu, bulan atau tahun

Gantt Chart dapat membantu penggunanya untuk memastikan bahwa  :

• Semua kegiatan telah direncakan
• Urutan kinerja telah diperhitungkan
• Perkiraan waktu kegiatan telah tercatat
• Keseluruhan waktu proyek telah dibuat

Kelebihan

• Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
• Gantt Chart digunakan untuk penjadwalan sederhana atau proyek-proyek yang kegiatannya tidak terlalu berkaitan atau proyek kecil
• Dapat digunakan untuk penjadwalan operasi yang berulang.
• Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan.
• Bila digunakan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan.

Kekurangan

• Tidak menunjukan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
• Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaruan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan blok baru.
• Gantt Chart tidak bisa secara eksplisit menunjukan keterkaitan antara aktivitas dan bagaimana satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya terlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt chart

Fungsi Gantt Chart

• Menentukan durasi pekerjaan terhadap perkembangan waktu.
• Perencanaan dan penjadwalan proyek pekerjaan.
• Pemantauan kemajuan proyek pekerjaan yg dilaksanakan seluruh manjemen dalam satu organisasi

ANGGARAN DAN TUJUAN ORGANISASI

Anggaran adalah suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang menvakup jangka waktu satu tahun. Mulyadi (2001:488)

Anggaran adalah dokumen yang berusaha untuk mendamaikan prioritas program dengan sumber pendapatan yang diproyeksikan. Anggaran menggabungkan suatu pengumuman dari aktivitas organisasi atau tujuan untuk suatu jangka waktu yang ditentukan dengan informasi mengenai dana yang dibutuhkan untuk aktivitas atau untuk mencapai tujuan tersebut. Gomes (1995:87-88)

Fungsi Anggaran

Peranan anggaran pada suatu perusahaan merupakan alat untuk membantu manajemen dalam pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga sebagai pedoman kerja dalam menjalankan  perusahaan untuk tujuan yang telah ditetapkan.

Karakteristik Anggaran

• Anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain keuangan.
• Anggaran umumnya mencakup jangka waktu tertentu, satu atau beberapa tahun.
• Anggaran berisi komitmen atau kesanggupan manajeman untuk mencapai sasaran yang ditetapkan.
• Usulan angggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusunananggaran.
• Sekali disusun, anggaran hanya dapat diubah dalam kondisi tertentu.

Syarat Penyusunan Anggaran

• Realistis

Anggaran diharapkan dapat dicapai sesuai dengan keadaan saat ini, tidak terlalu optimis dan juga tidak terlalu pesimis

• Luwes

Tidak kaku dan berpeluang untuk disesuaikan dengan keadaan yang berubah.

• Berkesinambungan

Membutuhkan perhatian yang terus menerus

• Partisipatif

Membutuhkan partisipasi dari keseluruhan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah tercermin dalam anggaran.

• Edukatif

dapat mendidik karyawan dan manajemen untuk berkerja sesuaidengan komitmennya.

• Komunikatif

anggaran digunakan sebagai alat komunikasi antar departemen.

• Integratif

anggaran harus dapat menyatukan pelaksanaan kegiatan semuabagian dalam suatu laporan anggaran.

• Koordinatif

dapat mengkoordinasikan seluruh kegiatan departemen untukmencapai tujuan perusahaan

Cara Membuat Anggaran pada Perusahaan Kontraktor

• Menyiapkan gambar proyek
• Menghitung volume pekerjaan
• Menghitung harga satuan pekerjaan
• Menghitung jumlah biaya pekerjaan
• Menghitung rekapitulasi

Agar Tujuan Organisasi Dapat Dicapai

• Identifikasi dan Pembagian Kegiatan
• Pengelompokkan Penanggung Jawab Kegiatan
• Penentuan Wewenang dan Tanggung Jawab
• Menyusun MekanismePengendalian
• Struktur Organisasi Proyek

CPM

Menurut Levin dan Kirkpatrick (1972), metode Jalur Kritis (Critical Path Method ) yakni metode untuk merencanakan dan mengawasi proyek. CPM merupakansistem yang paling banyak dipergunakan diantara semua sistem lain yang memakai prinsip pembentukan jaringan.

Menurut Jesse dan Desirae (2009), Critical Path Method adalah salah satu metode analisis yang berbasis algoritma yang digunakan untuk penjadwalan serangkaian proses kegiatan.

Critical Path Method (CPM) merupakan metode untuk mentranlasikan ataumenerjemahkan kebutuhan proyek ke dalam system matematik denganmemperhatikan tahapan umum yang rutin diaplikasikan antara lain : perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian/monitoring.

Cara Menentukan Critical Path

• Buatlah network diagram yang baik
• Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas
• Jalur terpanjang adalah critical path

Tujuan CPM

Tujuan dari kedua metode tersebut adalah untuk merencanakan dan menjadwalkan suatu proyek serta untukmengawasi dan mengevaluasi. Sehingga dapat mengurangi penundaan pekerjaan, mengurangi gangguan, dan mengurangi konflik produksi pada sebuah proyek (Dwinovi,2012).

Manfaan CPM

CPM dapat diaplikasikan di setiap proyek  karena bermanfaat untuk (Purnomo, 2004):

• Perencanaan suatu proyek yang kompleks.
• Penjadwalan-penjadwalan pekerjaan dalam urutan yang praktis dan efisien.
• Mengadakan pembagian kerja dari tetangga kerja dan sumber dana yang tersedia.
• Menentukan antara waktu dan biaya

Elemen CPM

Anak Panah	Mewakili sebuah kegiatan yang dibutuhkan suatu proyek.
Lingkaran Kecil (Node)	Mewakili sebuah kejadian. Kejadian didefinisikan sebagai ujung atau pertemuan dari suatu atau beberapa kejadian
Anak panah terputus	Menyatakan kegiatan semu.
Anak Panah tebal	Merupakan kegiatan pada jalur kritis (rangkaian kegiatan dengan waktu terlama)

DAFTAR PUSTAKA

https://ipqi.org/pengertian-cpm-dan-pert/
https://slideplayer.info/slide/12211289/
http://web.ipb.ac.id/~erizal/manpro/perenca naan%20pengendalian%20proyek.pdf
https://manajemenproyekindonesia.com/? p=848
https://www.scribd.com/doc/82406087/Defi nisi-Gantt-Chart